Analysera situationen först

 

Oavsett vad som hänt så behöver du själv skapa dig en uppfattning av situationen.  Ta inte över någon annans bild av situationen. Dessutom är risken stor att du fastnar i symptomet istället för att hitta grundorsaken. Du ställs alltid inför valet att lappa, laga eller plåstra kontra om du ska förstå situationen på djupet och försöka lösa den aktuella och liknande situationer  i hela systemet.

Exempel:

Jag skulle jobba med en ledningsgrupp, de ville absolut att vi skulle lägga de tre timmarna på hotellet som låg i nästa kvarter därför att de inte ville bli störda av sin personal. Detta är ett bra exempel på en svårighet som man enkelt löser men som inte tar tag i problemet bakom. Det är en enkel lösning att boka ett rum någon annanstans men det större problemet är ledningsgruppens oförmåga att sätta gränser. Vi förlade mötena på stationen. Det flest ärenden man kom in med var småsaker som ledighetsansökan som gått kunde ha väntat i några timmar. Föreställning att behöva behöva vara tillgängligt för allt och alla skapade ett problem för ledningen.

Ledningsgrupp som sin uppgift att fastställa ramarna för arbetet. Det var ett första tecken på deras oföråga att sätta gränser. Ledningsgruppens arbete uppfattades inte som så viktigt att man gick in och störde med småsaker.  Man ville vara ”snäll” och stöttande mot sin personal samtidigt som man tyckte det var obehagligt att ta ”befäl” över sina medarbetare trots att strukturen så var skapad. Detta detta mönster finns på flera ställen i organisation som att inte stänga av sina mobiler och springa ut och in som om man hade mycket viktiga frågor att beslut om.

 

Har du ett dilemma. Pröva och analysera det med dessa frågor och se var du hamnar?

  • Hur ser förutsättningar ut att klara uppdraget i det som sker?
  • Vilken roll har de inblandade?
  • Finns det något som oklart kring den formella strukturen?
  • Finns det i organisationens dynamik som skapar den här situationen?
  • Vilken funktion fyller den i hela systemet? Eller finns det en vinnare?
  • På vilka andra platser i organisationen sker samma typ av situationer?

 

Förslag på hur du kan analysera situationen djupare

Ta reda på fakta kring vad som har hänt.

Vår hjärna har vill se ett sammanhang. Fattas pusselbitar lägger vi till några så att vi kan förstå det vi sett. Dessa tolkningar av verkligheten kan ställa till det för oss och bygga på en konflikt. Lägg fokus på att ta reda på vad som konkret har hänt – utan tolkningar av situationen.  Fråga de inblandade och bilda dig en egen uppfattning. Så självklart – men i stressade situationer, finns stor risk att vi köper andras tolkningar utan att stämma av dom med verkligheten.

 

”Lösning söker problem” är ofta ingen bra ide.  

Vi tänker gärna i termer av lösningar innan vi ens förstått konfliktens i sitt sammanhang och vad den gestaltar. Har vi ”lyckade lösningar” på lager hjälper oss hjärnan att snabbt bläddra fram dessa. Men försök att stå emot frestelsen, varje konflikt och dess sammanhang är unikt. Konflikter kan vara jobbiga att tala om och väcker en hel del känslor. Att snabbt hitta lösningar kan också bli ett sätt att slippa arbeta med konflikten. Utmaningen är att se konflikten som ett uttryck för systemet och som erbjuder oss att förstå ännu mer kring dynamiken i organisationen. Med detta perspektiv försvinner behovet att leta syndabockar, fördela skuld och skam. Ett mer konstruktivt perspektiv är att vi alla har bidragit på något sätt. Frågan om vad du själv skulle kunnat göra annorlunda är mycket mer framgångsrikt än vad någon annan skulle behöva göra.

 

Undersök sammanhanget – en enkel modell med några frågor

För att klargöra sammanhanget och bakgrunden, ställ dessa enkla frågor

  • Vad ska ni uppnå, vad är organisationens mål och syfte?
  • Vilken roll eller de inblandade i detta sammanhang?
  • Hur uppfattar parterna sitt uppdrag?
  • Hur ser sammanhanget ut och hur påverkar det situationen?
  • Vem står för resurserna?

 

Hantera dina egna känslor och försök se till helheten

Starka egna behov kan bli hindrande för att komma till tals med varandra och lösa upp konflikten. Starka känslor kan också bli ett hinder i vägen. Ju mer du kan arbeta med att hantera din egna känslor inom dig och lugnt sätt ord på dina reaktioner – ju lättare är det att fortsätta en kreativ dialog. Agerar vi däremot ut känslorna kan vi starka en kedjereaktion av där vi tvingar in andra i en försvarsposition.

 

Identifiera kraftfälten bakom konflikten

  1. Skriv ner vad ni vill åstadkomma
  2. Ta ett A4 papper vik det på mitten längst med pappret. Lista de positiva krafter som finns d.v.s. de som ser till att ni uppnår målet. Det kan vara allt ifrån vad personer gör, till hur grupper eller delar av andra system agerar. Det kan handla om värderingar, åsikter och övertygelser. Det finns kraftfält även utanför organisationen som kan påverka frågan.
  3. På andra sidan listar du de krafter som hindrar er från att nå målet. På samma sätt som de drivande krafterna kan det ha att göra med individer, grupper, värderingar både innanför och utanför organisationen. Snabbt har du en översikt över de krafter som verkar i frågan utifrån olika perspektiv.
  4. Fundera över vilka hindrande krafter du lättast skulle kunna minska, i syfte att lämna utrymme åt de krafter som driver frågan framåt.

 

Nu har du en analys av situationen och kan välja väg att hantera situationen. Mitt bästa råd är att inte tänka ”på personnivå” utan gå på system och förutsättningar. Lycka till.

Vill du lära dig mer om systemtänkande är ett tips att göra webbkursen. Där får du en möjlighet att träna djupare in i det öppet systemiska angreppssättet. Självklart kan du också kontakta oss för ett första möte och kostnadsfritt diskutera ditt dilemma.