Systemisk konflikthantering

 

Steg 1. Ta reda på fakta kring vad som har hänt.

Vi har alltid en tendens att skapa en ”story” av det vi ser. Fattas pusselbitar lägger vi till några från ett annat pussel. Det blir en blandning av två bilder, en av verkligheten och en av dina inre föreställningar kring vad som hänt. Lägg fokus på att ta reda på vad har skett skippa andra personers tolkningar. Fråga de inblandade vad som faktiskt har hänt hur och bilda dig en egen uppfattning.

Visst så självklart i lugna lägen – men är vi stressade, finns stor risk att vi köper andras bilder utan kontrollera vad de står för. Kolla på detta avsnitt och se var du kan hamna om tar saker för givet.

 

Steg 2. ”Lösning söker problem” – är ingen bra ide.

Står vi inför en svårighet är det lätt att du funderar i lösningar innan du förstått vad som sker. Det ögat ser vid första anblicken kan var två som konkurrerar. Du har ett val att lägga det på personerna som omogna eller titta på bakgrunden, systemet och förutsättningarna i rollen. Vi gillar att tillämpa gamla lösningar som har fungera utan att verkligen först vad som händer. Vet inte hur många gånger jag köpt kundens analys och hoppat i galen tunna. Vanligast är att gruppen behöver en teambuildning medan det handlar om oklara roller och en dysfunktionell struktur.

 

Steg 3. Undersök bakgrunden och förutsättningarna först.

Grunda situationen i sitt sammanhang genom att besvara dessa frågor.

  • Vad ska ni uppnå, vad är organisationens mål och syfte?
  • Vilken roll eller de inblandade i detta sammanhang?
  • Hur ser parterna på sitt uppdrag?
  • Hur ser sammanhanget ut och hur påverkar det situationen?
  • Vem står för resurserna?

Vad du önskar för egen del kan ta överhanden i situationer. Du tappar då bort uppdraget och driver en egen agenda istället. Det händer oss alla lite då. Vi är ju människor med behov även om vi är på jobbet. Men börjar behoven bli styrande då är vi ute på hal is.

Frågorna tvingar oss in i det faktiska uppdraget. De tvingar in oss i rollen och gör det lättare att upptäcka om vi försöker driva en fråga för egen vinning skull.

 

 Steg 4. Identifiera kraftfälten bakom konflikten

  1. Skriv ner vad ni vill åstadkomma
  2. Ta ett A4 papper vik det på mitten längst med pappret. Lista de positiva krafter som finns d.v.s. de som ser till att ni uppnår målet. Det kan vara allt ifrån vad personer gör, till hur grupper eller delar av andra system agerar. Det kan handla om värderingar, åsikter och övertygelser. Det finns kraftfält även utanför organisationen som kan påverka frågan.
  3. På andra sidan listar du de krafter som hindrar er från att nå målet. På samma sätt som de drivande krafterna kan det ha att göra med individer, grupper, värderingar både innanför och utanför organisationen. Snabbt har du en översikt över de krafter som verkar i frågan utifrån olika perspektiv.
  4. Fundera över vilka hindrande krafter du lättast skulle kunna minska, i syfte att lämna utrymme åt de krafter som driver frågan framåt.

 

Steg 5. Ta reda på vilket systemfel ligger bakom dilemmat?

Välj alltid att ses dilemmat utifrån systemperspektivet, det ger dig helt andra möjligheter. Blir vi stressade har vi lätt att tänka att medarbetare eller kollegor ”gör fel” eller ännu värre ”är fel”. Det är så vi är skapade och det är så vi försvar oss själva.

Okej, vad har vi för problem här?

Jag skulle jobba med en ledningsgrupp inom polisen, de ville absolut att vi skulle lägga de tre timmarna på hotellet som låg i nästa kvarter därför att de inte ville bli störda av sin personal.

Absolut, svårigheter att sätta gränser. Kan man inte på sin egen arbetsplats stänga ett rum och vara ostörd, är det ett större problem än att skälla på de som kommer in.

Vi förlade mötena på stationen. Med intresse kunde jag följa vad för ärenden man kom in med, det var ledighetsansökan och mest andra småsaker som gått kunde ha väntat i tre timmar. Föreställning att behöva vara tillgängligt för allt och alla skapade ett dilemma för ledningen

Har du ett dilemma. Pröva dessa frågor och se var du hamnar?

  • Hur ser förutsättningar ut att klara uppdraget i det som sker?
  • Vilken roll har de inblandade?
  • Finns det något som oklart kring den formella strukturen?
  • Finns det i organisationens dynamik som skapar den här situationen?
  • Vilken funktion fyller den i hela systemet? Eller finns det en vinnare?
  • På vilka andra platser i organisationen sker samma typ av situationer?

Vi kör vidare på exemplet med ledningsgruppen och följer frågorna

  • Kan man tänka att det är ledningsgrupp som ska fastställa ramarna för arbetet. I det här fallet var det ett problem då de inte lyckas säkerställa ostörd tid till att jobba tillsammans.
  • Alla vara i ledande befattningar och ansvarade för olika delar av verksamheten. Hmmm… man hade nog i det här avseendet tappat sin roll.
  • Ja, det var något oklart kring strukturen då man inte klargjort och säkerställa ledningsgruppens arbete.
  • Om funktionen, spännande fråga, vad man undviker här är gränssättning. Man ville vara ”snäll” och stöttande mot sin personal samtidigt som man tyckte det var obehagligt att ta ”befäl” över sina medarbetare trots att strukturen så var skapad.
  • Absolut att det var ett systemfel, detta mönster finns på flera ställen i organisation, kanske yttrar det sig på ett annat sätt. Ett sätt är att inte stänga av sina mobiler och springa ut och in som om man hade mycket viktiga frågor att beslut om.

 

Steg 6. Välja väg

Nu har du en analys av situationen och kan välja väg att hantera situationen. Mitt bästa råd är att inte tänka ”på personnivå” utan gå på system och förutsättningar. Lycka till!

 

Vill du lära dig mer om systemtänkande är ett tips att göra webbkursen. Där får du en möjlighet att träna djupare in i det öppet systemiska angreppssättet. Självklart kan du också kontakta oss för ett första möte och kostnadsfritt diskutera ditt dilemma.