Systems utvecklingsfaser

 

Systemets utvecklingsfaser påminner om de faser som andra levande system går igenom, t ex mänsklig utveckling eller grupputveckling. Det finns alltid en drivande kraft mot utveckling och en hindrande kraft som ofta handlar om mänskliga, naturliga behov hos medarbetarns. När vi pratar systemutveckling handlar det om större system bestående av människor i t ex en organisation.

 

Flyktfasen

Först kommer är väldigt lik beteendet i under första utvecklingsfasen, ”Tillhörighet och trygghet” hos grupper. Medarbetare i systemet har svårt att fokusera på uppgiften, situationen skapa oro och otrygghet. Som försvar mot dess känslor försöker vi behålla ett slags status q, helst inte förändra eller utveckla något. Vi håller oss på avstånd från varandra ifrågasätter inte, kör på, låter oss ledas men undviker situationer som kan blir laddade. Man är inte så bra på att lyssna in varandra.

För att utveckla systemet är det konstruktivt att försöka skapa ett undersökande klimat, för att kunna stämma av med varandra, hur ser våran uppgift ut, hur ska vi förstå den och vad tycker vi. Ett undersökande klimat karaktäriseras av att man lyssnar in varandra och bygger vidare på varandras tankar. Det är svårare än man tror, då vi gärna kontrar med egna modifierade förslag. Att lyssande och bekräfta varandra i samtal skapa den trygghet man behöver för att kunna undersöka tillsammans. Det är hjälpsamt i denna fas att kommunicera så tydligt och konkret som möjligt. Att göra vad man kan för att undvika vara vad och generaliserande.

 

Kampfasen

I denna fas börjar ”olikheterna” mellan medarbetarna bli tydliga. Vi tycker olika och förhåller oss på olika sätt till uppdraget. Vi kan inte längre vila i föreställningen ”att vi är lika och vill samma sak”. Vi kan trötta på att inget händer, ta tag i något och köra vårt eget race. I bland blir det på andras bekostnad. Det utvecklar inte systemet mot en större mognad.

Det konstruktiva för att utveckla systemet är lära sig att hantera ”olikheter”. Det viktiga är att man låter alla olika åsikter kring viktiga frågor komma fram ( subgrouping ). Det ger dessutom ett bredare och djupare beslutsunderlag, än när vi i diskussioner försöker övertala varandra. Mogna system har förmågan att arbeta med och att dra nytta av olikheterna. Det är också ett sätt för ett system att följa med utvecklingen. Ett system som stänger sina gränser för olikheter under längre tid, riskerar att hamna på efterkälken. System i organisationer måste för att kunna överleva ständigt anpassa sig till kontexten.

 

Roll-låsningar 

Den stora utmaningen i denna systemfas är att inte låta sig dras in ett tänkande kring dynamiken kring över och underordnad. Risken är att man undviker att ta fullt ansvar i rollen och bidra till det gemensamma arbetet. Ett exempel är att man anser att visa uppgifter är det ”någon annan som har betalt för”.  Dynamik kring dominans och kontroll kan låsa rörligheten mellan olika roller.

Det som är utvecklande för systemet är att alla ser sin del och ansvar utifrån helheten. Vi har alla ansvar för att verka utifrån vår roll på bästa möjliga sätt. I rollen är vi alla ledande, vi har alla ett ansvar och vi leds från en nivå ovanför oss. Så oberoende av vilken nivå vi arbetar på, befinner vi oss i en liknande situation. Rollanalysen ger bra stöd i arbetet att tydliggöra rollerna.

 

Samverkan

Här har systemet blivit mer moget och man arbetar bra tillsammans. Det som kan vara hindrande är den egna önskan att antingen arbeta självständigt eller i grupp. Vi kan ha kommit varandra nära och inte vill riskera den närheten till en kollega genom att ta en annan ståndpunkt eller gå emot dennes förslag. Den andra sidan kan vara att man vill arbeta självständigt, trots att resultatet skull bli bättre av ett samarbete.

Det som är utvecklande för systemet är att använda sig av de alla resurserna, dvs nyttja de olika kompetenserna som bäst behövs för att lösa uppgiften. Det är konstruktivt att fokusera på gruppens resultat och vad var en kan bidra med i detta arbete. Det är också viktigt att fortsätta undersöka tillsamman det som verkar lika på ytan men där det ändå finns skillnader och tvärtom, att hitta likheter i det som kan verkar uppenbart olika. Rollanalysen hjälper dig även här.

 

Produktivt arbete

Utmaningen är att i denna mogna fas är att ha koll på vad som är eget behov och vad som är bäst för helheten. Vi har egna behov och dessa måste på olika sätt tillfredsställas, men det blir inte så bra för arbetet om behoven blir styrande i viktiga frågor. Det som också kan vara hindrande för utvecklingen av systemet är om man skapar otydlighet mellan roller, tappar bort syftet och kontexten. Nu är systemet så moget så det finns en potential som ligger i att använda sig av känslor för att förstå vad som i systemet ( emotionell intelligens ). Att förneka denna möjlighet och falla tillbaks på att slavisk följa lagar gynnar inte utvecklingen av systemet.

Konstruktivt för systemets utveckling är att arbeta med att utveckla roller, förstå kontexten och hålla syftet levande. Helhetsperspektivet är viktigt, se vad som fungerar bra i verkligheten, sunt förnuft och en portion humor leder utvecklingen vidare. Tänkandet kring ”Roll och person” kan hjälpa er i detta arbete.

 

Yvonne Agazarian har skapat denna utvecklingsteori för system. Hennes utvecklingsfaser benämns utifrån vilka försvar vi använder. Det vill säga, det vi gör för att komma undan jobbiga och påfrestande situationer. Inledningsvis flyr vi undan uppgiften och arbetet att konfronteras med andra genom att prata om uppgiften eller förminska sig själv genom att göra ledaren ansvarig för allt och alla.

Andra sätt kan vara att ta upp kampen och uthålligt argumentera för just våra egna tankar och idéer. Vi kan också låsa oss i våra positioner gentemot varandra. Då fastnar vi i våra egna antaganden om hur en chef eller medarbetare är. Att undvika att ta ansvar är också en flykt från uppgiften likaså att skapa dysfunktionella subgrupper eller att ta avstånd från varandra. Den ständiga utmaningen är att mötas och kunna diskutera våra olika roller, samarbetet och hur vi ska lyckas lösa våra uppgifter.

För att utveckla systemet behöver du därför göra vad du kan för att minska försvaren och hålla dialogen levande. Metoderna bygger på tanken att skapa trygghet att alla var och en kan bidra med sina tankar, idéer, erfarenheter och kunskap – utan att vara rädd för att inte bli tagen på allvar eller bli lyssnad på.

Problemet är när systemet blir för starkt och inte längre tar in influenser utifrån – ”Vi bara fortsätter att göra som vi alltid gjort”. Då blir systemet en blockerande faktor – som hindrar utveckling och anpassning till omvärlden.

 

Sammanfattning:

Systemets faser

Systemet kan sägas ha fem faser alla med sina egna utmaningar i de olika faserna. Tänk gärna i termer av gruppens utveckling för att komma ihåg dessa.

3

 

Vad hindrar ett systems utveckling 

I huvudsak är det egna individuell mänskliga behov som bromsar utvecklingen i ett stort system. Vi har behov även på arbetet, och dessa måsta tas om hand. Frågan är om vi kan kan tillfredsställa dessa behov på ett annat sätt, så systemet kan utvecklas vidare. På bilden nedan se du en sammanfattning av den hindrande kraften utifrån varje fas.

1

 

Vad utvecklar ett system

Det som utvecklar ett system är fokus på roll, syfte och sammanhang. På bilden nedan ser du en sammanfattning av vad som behöver skapas i varje systemfas för att systemet ska utvecklas vidare.

2



Läs gärna även följande länkar:

Läsa av systemet

Att leda ett system